The European Union law on artificial intelligence: challenges and opportunities for records management

Cover Page

Cite item

Full Text

Abstract

The Artificial Intelligence Act of the European Union as a normative legal act regulating the legal status of artificial intelligence systems and establishing a responsibility for the decisions they make is analyzed. The classification of artificial intelligence systems based on risk levels assessment, requirements for their life cycle documenting is considered. The importance of an interdisciplinary approach in developing standards regulating specific issues of artificial intelligence systems functioning in relation to record keeping and archiving is highlighted.

About the authors

I. I. Belov

Russian State University for the Humanities; All-Russian Scientific and Research Institute for Records and Archives Management

Email: 2b4white@mail.ru
SPIN-code: 3080-1811
assistant of the Department of Automated Systems of Management Document Support; researcher of Document Science Department Moscow

References

  1. European Parliament legislative resolution of 13 March 2024 on the proposal for a regulation of the European Parliament and of the Council on laying down harmonised rules on Artificial Intelligence (Artificial Intelligence Act) and amending certain Union Legislative Acts (COM(2021)0206 – C9-0146/2021 – 2021/0106(COD)). European Parliament, 2024. URL: https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0138_EN.pdf (accessed: 10.11.2024).
  2. Primenenie iskusstvennogo intellekta v upravlenii dokumentami i v arxivax: praktika, tendencii i perspektivy`: nauchny`j doklad [Application of artificial intelligence in records management and archives: practice, trends and prospects: scientific report]. Dir. E.V. Bobrova. Moscow: VNIIDAD; 2023. 391 p. (In Russian).
  3. Issledovanie i analiz zarubezhnoj periodicheskoj literatury`, materialov oficial`ny`x internet-sajtov, konferencij, mezhdunarodny`x nauchny`x proektov po problemam upravleniya e`lektronny`mi dokumentami i vnedreniya sovremenny`x informacionny`x texnologij v deloproizvodstvo i arxivnoe delo: analiticheskij obzor [Research and analysis of foreign periodicals, materials of official websites, conferences, international scientific projects on the problems of electronic document management and the implementation of modern information technologies in record keeping and archiving: analytical review]. Dir. M.A. Zakharchenko. Moscow: VNIIDAD; 2022. 188 p. (In Russian).
  4. Obuhov A.D. Avtomatizaciya raspredeleniya informacii v adaptivny`x sistemax e`lektronnogo dokumentooborota s primeneniem mashinnogo obucheniya [Automation of information distribution in adaptive electronic document management systems using machine learning]. Informatika, vy`chislitel`naya texnika i upravlenie = Information Technology, Computer Science and Management. 2020;4(20):430–436. (In Russian).
  5. Kuzneczov A. II v ESM – e`to e`ffektivno! Opy`t E`LAR [AI in the ECM is Effective! ELAR Experience]. ICT-Online, 2019. URL: https://ict-online.ru/it_class/ii-v-esm-eto-effektivno-opyt-elar-41510 (accessed: 12.11.2024). (In Russian).
  6. Belov I.I. Primenenie iskusstvennogo intellekta v sistemax e`lektronnogo dokumentooborota [Application of artificial intelligence technologies in electronic document management systems]. Dokumentovedenie i arxivnoe delo za rubezhom = Document Science and Archival Science Abroad. 2022;2(61):66–73. (In Russian).
  7. Gabdrakhmanova G.Z. Primenenie iskusstvennogo intellekta v arxivnoj otrasli Respubliki Tatarstan: prezentaciya [Application of artificial intelligence in the archival industry of the Republic of Tatarstan: presentation]. State Committee of the Republic of Tatarstan for Archiving. Kazan, 2021. URL: https://itforum.admhmao.ru/upload/iblock/805/Primenenie-iskusstvennogo-intellekta-v-arkhivnoy-otrasli-Respubliki-Tatarstan-_Gabrakhmanova-G.Z._.pdf (accessed: 18.11.2024). (In Russian).
  8. Larin M.V. Novaya obrazovatel`naya programma “Intellektual`ny`e sistemy` v upravlenii dokumentami” [New educational program “Intelligent systems in records management”]. In: Document management: past, present, future: materials of the VII International scientific and practical conference on the occasion of the 90th anniversary of Professor T.V. Kuznetsova (RSUH, March 23-24, 2023). Moscow: RSUH; 2024. P. 56-64. (In Russian).
  9. Kelly G., Redmond S. EU Artificial Intelligence Act: Ten essential EU AI Act questions businesses need to know. KPMG International, 2023. URL: https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/ie/pdf/2024/01/ie-eu-artificial-intelligence-act.pdf (accessed: 15.11.2024).
  10. Rowlands D., Gobbi L. Decoding the EU AI Act. KPMG International. URL: https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/xx/pdf/2024/02/decoding-the-eu-artificial-intelligence-act.pdf (accessed: 15.11.2024).
  11. Knoke L., Riede L, Werkmeister C., Ehlen T. EU AI Act unpacked #10: ISO 42001 – a tool to achieve AI Act compliance? FRESHFIELDS, 2024. URL: https://technologyquotient.freshfields.com/post/102jcog/eu-ai-act-unpacked-10-iso-42001-a-tool-to-achieve-ai-act-compliance (accessed: 15.11.2024).
  12. Smirnova E., Yugunyan A. Doveli do uma: kakoj zakon ob iskusstvennom intellekte prinyali v Evrope [Bringing it to mind: what law on artificial intelligence was adopted in Europe]. Forbes, 2024. URL: https://www.forbes.ru/tekhnologii/508210-doveli-do-uma-kakoj-zakon-ob-iskusstvennom-intellekte-prinali-v-evrope (accessed: 15.11.2024). (In Russian).

Supplementary files

Supplementary Files
Action
1. JATS XML

Согласие на обработку персональных данных с помощью сервиса «Яндекс.Метрика»

1. Я (далее – «Пользователь» или «Субъект персональных данных»), осуществляя использование сайта https://journals.rcsi.science/ (далее – «Сайт»), подтверждая свою полную дееспособность даю согласие на обработку персональных данных с использованием средств автоматизации Оператору - федеральному государственному бюджетному учреждению «Российский центр научной информации» (РЦНИ), далее – «Оператор», расположенному по адресу: 119991, г. Москва, Ленинский просп., д.32А, со следующими условиями.

2. Категории обрабатываемых данных: файлы «cookies» (куки-файлы). Файлы «cookie» – это небольшой текстовый файл, который веб-сервер может хранить в браузере Пользователя. Данные файлы веб-сервер загружает на устройство Пользователя при посещении им Сайта. При каждом следующем посещении Пользователем Сайта «cookie» файлы отправляются на Сайт Оператора. Данные файлы позволяют Сайту распознавать устройство Пользователя. Содержимое такого файла может как относиться, так и не относиться к персональным данным, в зависимости от того, содержит ли такой файл персональные данные или содержит обезличенные технические данные.

3. Цель обработки персональных данных: анализ пользовательской активности с помощью сервиса «Яндекс.Метрика».

4. Категории субъектов персональных данных: все Пользователи Сайта, которые дали согласие на обработку файлов «cookie».

5. Способы обработки: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (доступ, предоставление), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

6. Срок обработки и хранения: до получения от Субъекта персональных данных требования о прекращении обработки/отзыва согласия.

7. Способ отзыва: заявление об отзыве в письменном виде путём его направления на адрес электронной почты Оператора: info@rcsi.science или путем письменного обращения по юридическому адресу: 119991, г. Москва, Ленинский просп., д.32А

8. Субъект персональных данных вправе запретить своему оборудованию прием этих данных или ограничить прием этих данных. При отказе от получения таких данных или при ограничении приема данных некоторые функции Сайта могут работать некорректно. Субъект персональных данных обязуется сам настроить свое оборудование таким способом, чтобы оно обеспечивало адекватный его желаниям режим работы и уровень защиты данных файлов «cookie», Оператор не предоставляет технологических и правовых консультаций на темы подобного характера.

9. Порядок уничтожения персональных данных при достижении цели их обработки или при наступлении иных законных оснований определяется Оператором в соответствии с законодательством Российской Федерации.

10. Я согласен/согласна квалифицировать в качестве своей простой электронной подписи под настоящим Согласием и под Политикой обработки персональных данных выполнение мною следующего действия на сайте: https://journals.rcsi.science/ нажатие мною на интерфейсе с текстом: «Сайт использует сервис «Яндекс.Метрика» (который использует файлы «cookie») на элемент с текстом «Принять и продолжить».