The Implementation of Documents Execution Monitoring Based on Multi-Criteria Data Analysis in the Document Flow

Cover Page

Cite item

Full Text

Abstract

An approach, based on multi-criteria data analysis, allowing a quick assessment of problems associated with the documents execution, is considered. As one of the management decision support tools it is aimed at monitoring of document execution modes and facilitate the identification of the most important documents for making operational decisions, which arise problems during the execution. The possibility of implementing performance discipline monitoring modes based on multi-criteria data ana­lysis is presented.

About the authors

N. B. Bakanova

Federal Research Center Keldysh Institute of Applied Mathematics, RAS

Email: nina@keldysh.ru
SPIN-code: 99445
Dr. (in technics), associate professor, leading researcher Moscow

E. A. Gorbaneva

Russian State University for the Humanities

Email: ElizavetaA.Gorbaneva@yandex.ru
SPIN-code: 1128460
Graduate student Moscow

References

  1. Larin M.V. Cifrovaya transformaciya upravleniya dokumentami [Digital transformation of records management]. In: General Regulations: 300 years in the service of Russia: from collegiate office work to the digital transformation of records management (Moscow, October 14–16, 2020). Moscow; 2021. p. 10–19. (In Russian).
  2. Larin M.V. E`lektronny`e dokumenty`: teoreticheskie aspekty` [Electronic documents: theo­retical aspects]. Samarskij arxivist = Samara archivist. 2021;2:3–9. (In Russian).
  3. Larin M.V., Yankovaya V.F., Surovtseva N.G., Terenteva E.V. Upravlenie dokumentami v cif­rovoj e`konomike. Organizaciya, reglamentaciya, realizaciya. [Records management in the digital economy. Organization, regulation, implementation] Moscow: RSUH; 2021. 242 p. (In Russian).
  4. Surovtseva N.G. Autentichnost` i identichnost` e`lektronnogo dokumenta [Authenticity and Identity of Electronic Records]. Vestnik arxivista = Herald of an Archivist. 2020;2:467–477. (In Russian).
  5. Surovtseva N.G. Transformaciya ponyatijnogo apparata upravleniya dokumentami v usloviyax cifrovizacii [Transformation of records management conceptual apparatus in the context of digitalization]. Deloproizvodstvo = Record Keeping. 2020;1:22–26. (In Russian).
  6. Surovtseva N.G. Transformaciya priznakov dokumenta v e`lektronnoj srede [Transformation of Recording Features in an Electronic Environment]. Vestnik arxivista = Herald of an Archivist. 2024;1:140–153. (In Russian).
  7. Analiz (monitoring) dokumentooborota v federal`ny`x organax ispolnitel`noj vlasti i perexoda federal`ny`x organov ispolnitel`noj vlasti na bezbumazhny`j dokumentooborot v 2017 godu: otchet o NIR [The Analysis (Monitoring) of Workflow in Federal Executive Bodies and Transition of Federal Executive Bodies to Paperless Workflow for 2017: Research Report]. Dir. O.N. Bukreeva. Moscow: VNIIDAD; 2018. 198 p. (In Russian)
  8. Analiz normativnogo i metodicheskogo obespecheniya e`lektronnogo dokumentooborota i upravleniya e`lektronny`mi dokumentami v organax gosudarstvennoj vlasti: otchet o NIR [The Analysis of Electronic Workflow and Records Management Regulation and Methodological Support in the State Government Bodies: Research Report]. Dir. M.V. Larin. Moscow: VNIIDAD; 2015. 338 p. (In Russian).
  9. Afanas`eva L.P. Xranenie e`lektronny`x dokumentov federal`ny`x organov ispolnitel`noj vlasti: SE`D ili SXE`D? Razrabotka metodiki issledovaniya [Storage of electronic records of federal executive bodies: an electronic records management system or a system for electronic records storage? development of research methods]. Vestnik VNIIDAD = Herald of VNIIDAD. 2020;2:43–60. (In Russian).
  10. Bakanova N.B. Aspekty` razrabotki servisov podderzhki upravlencheskoj deyatel`nosti na osnove informacionny`x resursov sistem organizacionnogo upravleniya. Chast` 1 [Aspects of developing services to support management activities on the basis of information resources of organizational management systems. Part 1]. Institut psixologii Rossijskoj akademii nauk. Organizacionnaya psixologiya i psixologiya truda = Institute of Psychology of the Russian Academy of Sciences. Organizational Psychology and Labor Psychology. 2022;7:2:140–155. (In Russian).
  11. Bakanova N.B. Mnogokriterial`naya ocenka publikacionnoj rezul`tativnosti nauchny`x podrazdelenij organizacii [Multi-criteria assessment of publication effectiveness of organization scientific departments]. Iskusstvenny`j intellekt i prinyatie reshenij = Artificial Intelligence and Decision Making. 2022;3:88–95. (In Russian).
  12. Bakanov A., Atanasova T., Bakanova N. Cognitive approach to modeling human-computer interaction with a distributed intellectual information environment. 2019 Big Data, Knowledge and Control Systems Engineering (BdKCSE). Institute of Electrical and Electronics Engineers Inc. 2020. № 19411496.
  13. Bakanova N., Atanasova T. Analysis of information resources of organizational IS for deve­lopment of algorithms for support of decision making. NVU “Vasil Levski”. 2018;9:101–105.
  14. Bakanova N.B., Atanasova T.V. Use of Information Resources of Organizational Systems to Support Managerial Decisions. In: Int. Conf. on Big Data, Knowledge and Control Systems Engineering BdKCSE’2018 (Sofia, Bulgaria, 21-22 November 2018). Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE); 2019. p. 29–36.
  15. Petrovskij A.B. Teoriya prinyatiya reshenij [Decision Making theory]. Moscow: Academy Publishing House; 2019. 400 p. (In Russian).
  16. Petrovskij A.B. Gruppovoj verbal`ny`j analiz reshenij [Group verbal decision analysis]. Moscow: Nauka Publishers; 2019. 287 p. (In Russian).
  17. Boby`leva M.P. Upravlencheskij dokumentooborot: ot bumazhnogo k e`lektronnomu. Voprosy` teorii i praktiki [Management workflow: from paper to electronic. Questions of theory and practice]. Moscow: MPEI Publishing House;2016. 360 p. (In Russian).
  18. Gorbanеva E.A. Metody` provedeniya audita upravleniya dokumentami [Methods for records management audit holding]. Vestnik VNIIDAD = Herald of VNIIDAD. 2024;2:50–57. (In Russian).

Supplementary files

Supplementary Files
Action
1. JATS XML
Download

Согласие на обработку персональных данных с помощью сервиса «Яндекс.Метрика»

1. Я (далее – «Пользователь» или «Субъект персональных данных»), осуществляя использование сайта https://journals.rcsi.science/ (далее – «Сайт»), подтверждая свою полную дееспособность даю согласие на обработку персональных данных с использованием средств автоматизации Оператору - федеральному государственному бюджетному учреждению «Российский центр научной информации» (РЦНИ), далее – «Оператор», расположенному по адресу: 119991, г. Москва, Ленинский просп., д.32А, со следующими условиями.

2. Категории обрабатываемых данных: файлы «cookies» (куки-файлы). Файлы «cookie» – это небольшой текстовый файл, который веб-сервер может хранить в браузере Пользователя. Данные файлы веб-сервер загружает на устройство Пользователя при посещении им Сайта. При каждом следующем посещении Пользователем Сайта «cookie» файлы отправляются на Сайт Оператора. Данные файлы позволяют Сайту распознавать устройство Пользователя. Содержимое такого файла может как относиться, так и не относиться к персональным данным, в зависимости от того, содержит ли такой файл персональные данные или содержит обезличенные технические данные.

3. Цель обработки персональных данных: анализ пользовательской активности с помощью сервиса «Яндекс.Метрика».

4. Категории субъектов персональных данных: все Пользователи Сайта, которые дали согласие на обработку файлов «cookie».

5. Способы обработки: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (доступ, предоставление), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

6. Срок обработки и хранения: до получения от Субъекта персональных данных требования о прекращении обработки/отзыва согласия.

7. Способ отзыва: заявление об отзыве в письменном виде путём его направления на адрес электронной почты Оператора: info@rcsi.science или путем письменного обращения по юридическому адресу: 119991, г. Москва, Ленинский просп., д.32А

8. Субъект персональных данных вправе запретить своему оборудованию прием этих данных или ограничить прием этих данных. При отказе от получения таких данных или при ограничении приема данных некоторые функции Сайта могут работать некорректно. Субъект персональных данных обязуется сам настроить свое оборудование таким способом, чтобы оно обеспечивало адекватный его желаниям режим работы и уровень защиты данных файлов «cookie», Оператор не предоставляет технологических и правовых консультаций на темы подобного характера.

9. Порядок уничтожения персональных данных при достижении цели их обработки или при наступлении иных законных оснований определяется Оператором в соответствии с законодательством Российской Федерации.

10. Я согласен/согласна квалифицировать в качестве своей простой электронной подписи под настоящим Согласием и под Политикой обработки персональных данных выполнение мною следующего действия на сайте: https://journals.rcsi.science/ нажатие мною на интерфейсе с текстом: «Сайт использует сервис «Яндекс.Метрика» (который использует файлы «cookie») на элемент с текстом «Принять и продолжить».